Часто председатели и члены Совета дома, а также гражданские активисты — люди немолодые и сами утверждают, что с трудом осваивают новые технологии. Член Общественной палаты Приморского края Виталий Гречанюк подготовил материал, который позволит упростить работу благодаря современным информационным технологиям.
Для упрощения работы председателей, членов Совета дома, а также гражданских активистов член общественной палаты Приморского края Виталий Гречанюк подготовил материал, который позволит упростить работу благодаря современным информационным технологиям.
Хранилище файлов
Хранить файлы удобно на сервере в интернете. Онлайн хранилище синхронизировано с телефоном и компьютером, что делает документы доступными всегда и в любом месте, так как интернет работает стабильно, а смартфон всегда под рукой.
Бесплатно, с ограничением по общему размеру хранилища, такие услуги предоставляют Яндекс, Google, Mail.ru, DropBox, OneDrive. Можно попробовать все и выбрать более удобный либо пользоваться хранилищем того бренда, почтой которого пользуетесь.
Хранилище файлов необходимо для передачи документов. Достаточно загрузить их в «облако» и передать ссылку, а потом обновлять данные, чтобы они всегда были актуальными.
Таблицу с голосованием общего собрания собственников можно скинуть членам совета по подъезду, чтобы те мониторили, кого из жителей следует «простимулировать» на участие в голосовании.
Обязательно систематизируйте хранилище по тематическим папкам: исходящие и входящие письма, сметы, счета, предложения — или по тематике. Давайте осмысленные и лаконичные названия файлам (например, 2021-05-10 ответ по ремонту крыши.pdf). Если названия файлов начинаются с дат, то они по умолчанию сортируются в хронологическом порядке.
QR-коды
Самый распространённый способ донести информацию — стандартные объявления на стенде. Но часто данные объявления никто не читает, все спешат домой или на работу. Помните, что задача объявления — донести информацию, поэтому излагайте суть кратко, без канцеляризмов. Добавление иллюстрации также поможет привлечь внимание к объявлению. Для создания картинок попробуйте приложения Crello и Canva.
Ещё один способ передать информацию — закодировать её в QR-код. Информацию, которую необходимо донести, разместите в хранилище файлов, а ссылку превратите в QR-код. Его и скидывайте в общедомовой чат.
Сервисов для создания QR-кодов множество. Просто набираете в поисковике «генератор QR-кода» и используйте самый удобный.
Помните, что закодировать можно не только ссылку, но и контакт. Во втором случае при сканировании с телефона откроется страничка в интернете или добавится информация — название учреждения или ФИО, телефон, электронная почта.
Канал вместо чата
Используйте чат для общения, канал — для информирования. Многие сталкивались с проблемой, что после создания общедомового чата его начинают покидать многие участники из-за обилия неконструктивных диалогов.
У популярных мессенджеров Telegram и WhatsApp, помимо групповых чатов, есть также каналы, где информацию могут размещать только администраторы.
Создавая площадку в Telegram, для начала определитесь, это будет канал или чат. Далее изменить решение будет невозможно.
В WhatsАpp любую группу через настройки можно превратить в канал.
Заметки
Использование заметок также упростит работу. Во многих телефонах есть свое собственное приложение для их создания. У Samsung и Apple есть такие популярные приложения как Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote. Выбирайте, что понравится больше.
Благодаря заметкам пароль от личного кабинета камер видеонаблюдения, номера договоров, реквизиты управляющей компании и многое другое можно иметь всегда под рукой. Для безопасного хранения паролей лучше использовать специальные приложения.
Используйте календарь, чтобы создавать различные напоминания. Например, о том, что через 30 дней после вашего обращения должен поступить ответ.
Планирование и контроль задач
Для планирования и контроля задач установите приложение Trello на телефон или заходите на сайт trello.com. Оно бесплатно реализует проектный подход. В нем вы можете создать «доску» — это пространство, посвященное одному дому.
Программа позволяет самостоятельно определить содержимое доски и создать столбцы, которые отражают статусы задач. Каждая ячейка — это задача, например «Косметический ремонт подъездов». Внутри столбца сортируйте задачи по важности и срочности. Вверху расположено то, что более актуально.
Перемещайтесь по столбцам для отражения статуса от идеи к подготовке, решению и выполнению задачи, либо её отмене. Также приложение позволяет пригласить членов Совета дома и вместе работать над проектом.
К задаче можно прикреплять файлы и фото, назначать ответственных, указывать метку (категорию с цветом и названием), описание, комментарии, чек-лист, срок выполнения.